La pérdida de libros contables y sus efectos tributarios
La pérdida, destrucción o extravío de libros y documentos contables constituye una situación frecuente en la práctica empresarial, ya sea por robos, siniestros, errores administrativos o deficiencias en los sistemas de archivo. Sin embargo, desde el punto de vista tributario, este hecho no resulta neutro ni inocuo, pues incide directamente en el cumplimiento de las obligaciones formales y en los procedimientos de fiscalización llevados a cabo por la SUNAT.
El ordenamiento tributario peruano impone al contribuyente el deber de llevar, conservar y exhibir sus libros y registros contables cuando sean requeridos por la Administración. En ese contexto, la alegación de pérdida de libros no puede entenderse como una excusa automática para incumplir tales deberes. Así lo ha precisado reiteradamente el Tribunal Fiscal y la propia SUNAT en la normativa administrativa analizada.
Un hito relevante en la materia es la RTF N.º 02708-8-2020, que establece un criterio de observancia obligatoria respecto al valor probatorio de la denuncia policial. El Tribunal Fiscal señala con claridad que una denuncia presentada después de iniciado el procedimiento de fiscalización carece de eficacia suficiente para acreditar la pérdida de los libros contables. Ello se sustenta en que el contribuyente ya conocía la existencia del requerimiento y, por tanto, la denuncia podría responder a una conducta reactiva y no a un hecho fortuito debidamente acreditado.
Este criterio se ve reforzado por la RTF N.º 05005-1-2009, en la cual el Tribunal analiza la pérdida de documentación contable desde una perspectiva probatoria. En dicha resolución se destaca que no basta con afirmar la pérdida ni con presentar una denuncia policial de manera aislada, sino que resulta necesario evaluar la coherencia de los hechos, la oportunidad de la denuncia y la existencia de otros elementos que permitan acreditar razonablemente lo ocurrido.
Desde la óptica de la Administración Tributaria, el Informe N.º 306-2002-SUNAT precisa que la pérdida de libros o documentos contables no impide a la SUNAT ejercer sus facultades de fiscalización y determinación. En otras palabras, aun cuando el contribuyente no pueda exhibir su documentación por causas alegadas como pérdida, la Administración puede recurrir a otros medios para reconstruir la base imponible y efectuar reparos tributarios.
De manera complementaria, el Informe N.º 035-2008-SUNAT enfatiza que las obligaciones formales vinculadas a la conservación y exhibición de documentación son permanentes. El contribuyente es responsable de adoptar las medidas necesarias para resguardar su información contable, de modo que eventos como pérdidas o extravíos no lo exoneren del cumplimiento de sus deberes frente a la SUNAT.
En conjunto, estas normas permiten concluir que la pérdida de libros contables no libera al contribuyente de sus responsabilidades tributarias. Por el contrario, genera un escenario de mayor riesgo fiscal, en el cual la carga probatoria recae con mayor intensidad sobre el administrado. La actuación diligente —como la denuncia oportuna, la reconstrucción de la contabilidad y la conservación de información alternativa— resulta clave para mitigar contingencias.
En definitiva, la normativa administrativa peruana es clara: la pérdida de libros contables no es un salvoconducto frente a la fiscalización, sino una situación que exige una respuesta probatoria sólida y oportuna por parte del contribuyente.
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