Gastos de viaje por transporte y viáticos

1. Introducción

Los gastos de viaje por concepto de transporte y viáticos son uno de los rubros más observados por la SUNAT durante procesos de fiscalización. Ello se debe a que, si bien la Ley del Impuesto a la Renta permite su deducción, exige que estos gastos cumplan condiciones estrictas de causalidad, razonabilidad y fehaciencia, además de no constituir una retribución encubierta para el beneficiario.

El Tribunal Fiscal, a través de diversas resoluciones, ha establecido criterios relevantes para determinar cuándo estos gastos son deducibles y qué pruebas debe conservar el contribuyente.

2. Criterios relevantes del Tribunal Fiscal

2.1. Diferencia entre gasto y retribución

En la RTF N.º 00162-1-2008, el Tribunal Fiscal analizó el tratamiento tributario de los pasajes y viáticos asumidos por un sujeto domiciliado con ocasión de la realización de una actividad específica por un tercero.

El criterio central es que los pasajes y viáticos:

No constituyen renta gravada para el beneficiario,
Siempre que no generen un beneficio económico adicional,
Y estén directamente vinculados con la actividad que motiva el desplazamiento.

Este criterio es clave para evitar que la Administración califique los viáticos como:

Remuneración encubierta (en el caso de trabajadores), o
Retribución por servicios (en el caso de locadores).

Aplicación práctica:

Si el gasto de transporte o viático solo permite la ejecución del encargo (por ejemplo, traslado, alimentación y hospedaje durante una comisión), no debe ser tratado como renta del beneficiario.

2.2. Importancia de la fehaciencia del gasto

La RTF N.º 05717-1-2019 reafirma un principio reiterado por el Tribunal Fiscal: el comprobante de pago por sí solo no acredita la deducibilidad del gasto.

El Tribunal señala que el contribuyente debe demostrar:

La realidad del gasto,
Su vinculación con la actividad generadora de renta, y
La razonabilidad del monto.

Este criterio es plenamente aplicable a los gastos de viaje, transporte y viáticos, pues son gastos fácilmente cuestionables si no existe sustento adicional.

Aplicación práctica:

SUNAT puede desconocer viáticos aun con facturas válidas, si el contribuyente no demuestra:

Quién viajó,
Por qué viajó,
Qué actividad realizó,
Y cómo dicho viaje benefició al negocio.

3. Sustento mínimo recomendado (enfoque práctico)

Con base en los criterios del Tribunal Fiscal, se recomienda conservar documentación complementaria, además del comprobante de pago:

Antes del viaje

Orden de comisión o encargo interno.
Correo electrónico o documento que sustente el motivo del viaje.
Agenda, programa de actividades o invitación.

Durante el viaje

Pasajes (aéreos, terrestres) con identificación del pasajero.
Comprobantes de hospedaje y alimentación.
Reportes de movilidad (cuando corresponda).

Después del viaje

Informe de comisión detallando:
- Actividades realizadas,
- Resultados obtenidos,
- Relación directa con el giro del negocio.
Evidencia de reuniones, visitas, capacitaciones o gestiones realizadas.

4. Errores frecuentes detectados en fiscalización

A la luz de la jurisprudencia del Tribunal Fiscal, los errores más comunes son:

No demostrar la causalidad del viaje.
Sustentar solo con facturas, sin documentación adicional.
Otorgar viáticos sin control ni rendición posterior.
Confundir viáticos con pagos retributivos.
No identificar claramente al beneficiario del gasto.

Estos errores suelen derivar en reparos al gasto y, en algunos casos, en la recalificación como renta gravada.

5. Conclusiones

La RTF N.º 00162-1-2008 permite diferenciar entre gasto necesario y retribución encubierta.
La RTF N.º 05717-1-2019 refuerza que la deducción exige fehaciencia, no solo comprobantes.
Los gastos de transporte y viáticos sí pueden ser deducibles, pero requieren sustento integral.
Una adecuada política interna de viajes reduce significativamente el riesgo tributario.

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