Reembolso de gastos en la jurisprudencia del tribunal fiscal
El tratamiento tributario del reembolso de gastos no depende únicamente de la denominación empleada en el comprobante de pago. El Tribunal Fiscal ha reiterado en diversas resoluciones que la determinación de si un monto constituye un verdadero reembolso o parte de la retribución gravada exige analizar la realidad económica, la estructura contractual y, sobre todo, el sustento probatorio.
Las RTF N.° 05191-4-2025, 04315-4-2025, 07909-1-2024, 08924-1-2024, 04170-1-2011 y 13581-3-2013 permiten sistematizar los principales criterios jurisprudenciales.
1. El elemento central: la prueba del gasto por cuenta de tercero
En la RTF N.° 05191-4-2025, el Tribunal analiza si la documentación presentada acredita que el importe facturado correspondía realmente a un gasto incurrido por cuenta del cliente.
Criterio jurisprudencial clave:
No basta declarar que un concepto es “reembolso”; debe probarse que:
- El gasto correspondía al tercero.
- El proveedor actuó como intermediario.
- No existió margen o beneficio.
Cuando la documentación no demuestra la vinculación directa del gasto con el tercero, el Tribunal valida el reparo.
2. Reembolso vs. retribución del servicio
La RTF N.° 04315-4-2025 y la RTF N.° 07909-1-2024 abordan situaciones donde los contribuyentes facturaron conceptos como “reembolso de gastos”, pero SUNAT sostuvo que formaban parte del precio del servicio.
El Tribunal ha señalado que:
- Si el gasto es necesario para cumplir la prestación principal,
- Si el contrato no distingue claramente el mandato o encargo,
- Si el gasto beneficia al propio proveedor,
entonces el importe puede considerarse parte de la contraprestación gravada.
La denominación en el comprobante no determina la naturaleza tributaria.
3. Diferencia entre gasto incurrido y monto facturado
La RTF N.° 04170-1-2011 resulta especialmente relevante porque analiza discrepancias entre:
- El gasto efectivamente incurrido, y
- El monto cobrado como reembolso.
Cuando existe diferencia (por ejemplo, un monto mayor al gasto real), el exceso no puede considerarse reembolso, sino ingreso gravado.
Este criterio refuerza un principio fundamental:
- El reembolso debe ser equivalente al gasto real.
- No puede incorporar margen.
4. Análisis de la realidad económica
En la RTF N.° 13581-3-2013, el Tribunal analiza la calificación jurídica de una operación presentada como reembolso.
Se enfatiza que el análisis debe considerar:
- Quién es el titular del gasto.
- A nombre de quién se emitieron los comprobantes.
- La estructura contractual.
- El flujo económico real.
Si el gasto fue asumido como parte del servicio contratado, no puede luego segregarse como reembolso para evitar tributación.
5. Impacto en la determinación del impuesto
La RTF N.° 08924-1-2024 incluye discusión sobre la incidencia del reembolso en la determinación tributaria.
El Tribunal valida que, cuando el importe forma parte del valor del servicio, integra la base imponible correspondiente (según el impuesto materia de controversia).
Esto tiene consecuencias directas en:
- IGV (base imponible)
- Impuesto a la Renta (ingreso gravado)
- Crédito fiscal del adquirente
6. Principios consolidados por el Tribunal Fiscal
De la revisión conjunta de estas RTF se pueden extraer criterios consolidados:
Principio de sustancia sobre forma
- La denominación “reembolso” no es determinante.
Principio de prueba suficiente
- Debe acreditarse documentalmente que el gasto corresponde al tercero.
Ausencia de margen
- Si existe utilidad o diferencia positiva, deja de ser reembolso puro.
Titularidad del comprobante
- Si el comprobante está emitido a nombre del proveedor, se debilita la tesis de reembolso.
Vinculación contractual
- El contrato debe prever claramente el encargo o mandato.
Riesgos frecuentes identificados en jurisprudencia
- Facturar como reembolso gastos que forman parte del servicio.
- No contar con contrato que respalde el mandato.
- Incluir margen encubierto.
- No demostrar correspondencia exacta entre gasto incurrido y monto facturado.
- Intentar excluir de la base imponible conceptos que económicamente integran la prestación.
Conclusión
La jurisprudencia del Tribunal Fiscal demuestra que el reembolso de gastos es una figura de aplicación restrictiva. No constituye una categoría automática ni puede utilizarse como mecanismo para reducir base imponible.
Para que un reembolso sea reconocido como tal, debe cumplir simultáneamente con:
- Existencia de gasto por cuenta de tercero.
- Prueba documental sólida.
- Correspondencia exacta de montos.
- Ausencia de margen.
- Claridad contractual.
En caso contrario, el Tribunal valida los reparos efectuados por la Administración Tributaria.
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