Los correos electrónicos sí prueban la fehaciencia de un gasto
En una fiscalización tributaria es común que SUNAT cuestione la deducción de gastos por servicios de asesoría, gerenciamiento, soporte técnico, marketing o servicios corporativos, argumentando que el contribuyente no acreditó la efectiva prestación del servicio.
Frente a ello, muchos contribuyentes presentan contratos, facturas, informes, reportes y, cada vez con mayor frecuencia, correos electrónicos que evidencian coordinaciones, consultas, recomendaciones, capacitaciones y seguimiento de actividades.
Sin embargo, ¿puede SUNAT desconocer automáticamente dichos correos electrónicos por considerarlos simples impresiones o porque no contienen firmas?
El Tribunal Fiscal ha respondido esta interrogante en diversas resoluciones, estableciendo que los correos electrónicos constituyen medios probatorios válidos y que deben ser valorados conjuntamente con los demás elementos de prueba.
A continuación, analizamos los principales criterios contenidos en las RTF N.° 11329-3-2016, RTF N.° 03809-8-2017 y RTF N.° 06771-4-2020.
La fehaciencia no se acredita con un único documento
Uno de los errores más frecuentes en las fiscalizaciones es asumir que la prestación de un servicio debe demostrarse únicamente mediante un informe final o un dictamen técnico.
Sin embargo, la realidad empresarial demuestra que muchos servicios se desarrollan mediante intercambios permanentes de información, reuniones virtuales, llamadas telefónicas, capacitaciones y comunicaciones electrónicas.
Por ello, el Tribunal Fiscal ha señalado reiteradamente que la fehaciencia de una operación debe evaluarse mediante una valoración conjunta de todos los medios probatorios disponibles, y no exigiendo un documento específico.
RTF N.° 11329-3-2016: los correos electrónicos no pueden excluirse por ser copias simples
En este caso, SUNAT reparó gastos por servicios administrativos, financieros, legales y operativos prestados por una empresa vinculada del exterior.
El contribuyente presentó diversa documentación, entre ella:
- Contratos.
- Certificados de capacitación.
- Presentaciones de cursos.
- Correos electrónicos.
- Documentación de soporte.
No obstante, SUNAT consideró que los correos electrónicos no tenían valor probatorio porque se trataba de copias simples y además estaban redactados en idioma inglés.
El Tribunal Fiscal rechazó esta posición y estableció un criterio de gran importancia:
Los correos electrónicos deben ser analizados conjuntamente con otros medios probatorios aportados, no debiendo ser excluidos por el solo hecho de tratarse de copias simples.
Asimismo, precisó que la Administración no puede asumir que todo servicio de asesoría necesariamente debe materializarse mediante informes o dictámenes escritos si ello no fue pactado entre las partes.
Este criterio resulta especialmente relevante para servicios corporativos, legales, administrativos y de asistencia técnica.
RTF N.° 03809-8-2017: los correos acreditan la ejecución de servicios profesionales
En esta resolución se discutió la deducción de gastos vinculados con servicios de asesoría relacionados con una adenda contractual de una concesión de infraestructura.
La empresa presentó:
- Contratos.
- Facturas.
- Informes.
- Cartas.
- Correos electrónicos.
- Comunicaciones técnicas.
El Tribunal verificó que los correos electrónicos evidenciaban:
- Intercambio de observaciones.
- Revisión de documentos.
- Elaboración de borradores.
- Coordinaciones técnicas.
- Seguimiento de actividades.
Por ello concluyó que dichos correos constituían evidencia relevante para acreditar la prestación efectiva de los servicios.
La resolución resulta particularmente importante porque reconoce que en servicios intelectuales o especializados gran parte de la evidencia de la ejecución se encuentra precisamente en las comunicaciones mantenidas entre las partes.
RTF N.° 06771-4-2020: SUNAT debe aplicar el principio de valoración conjunta
En este caso SUNAT reparó gastos por comisiones de ventas al considerar que los correos electrónicos presentados por el contribuyente no acreditaban adecuadamente la prestación de los servicios.
La Administración sostuvo que:
- No existía certeza sobre la fecha de los correos.
- No se acreditaba su antigüedad.
- Los mensajes no eran suficientes para demostrar la operación.
Sin embargo, el Tribunal Fiscal observó que SUNAT había analizado los correos de manera aislada, sin contrastarlos con los demás elementos probatorios.
La resolución destaca que la Administración debe valorar conjuntamente:
- Correos electrónicos.
- Reportes de ventas.
- Contratos.
- Comprobantes de pago.
- Documentación comercial.
- Evidencia de coordinación con clientes.
Asimismo, recuerda la aplicación del principio de verdad material, que obliga a la Administración a verificar los hechos utilizando todos los medios de prueba disponibles.
¿Qué enseñan estas tres resoluciones?
Las tres resoluciones comparten una misma línea jurisprudencial:
1. Los correos electrónicos son medios probatorios válidos
El Tribunal Fiscal reconoce que las comunicaciones electrónicas constituyen evidencia apta para acreditar hechos relacionados con la prestación de servicios y el desarrollo de actividades empresariales.
2. No pueden descartarse por formalismos
El hecho de que los correos sean impresiones simples, no tengan firma o se encuentren en idioma extranjero no significa automáticamente que carezcan de valor probatorio.
3. Deben evaluarse conjuntamente
La fuerza probatoria de los correos electrónicos surge cuando se analizan junto con otros elementos como contratos, facturas, informes, reportes, capacitaciones, certificados y documentación comercial.
4. No siempre son necesarios informes o dictámenes
SUNAT no puede exigir un informe técnico como única forma de acreditar un servicio si la naturaleza de la operación o los acuerdos entre las partes no establecen dicha obligación.
Recomendaciones para afrontar una fiscalización de SUNAT
Si una empresa recibe un requerimiento relacionado con la deducción de gastos por servicios, resulta recomendable conservar:
- Correos electrónicos relevantes.
- Contratos y adendas.
- Informes o reportes de avance.
- Actas de reunión.
- Presentaciones utilizadas.
- Certificados de capacitación.
- Registros de asistencia.
- Evidencia de llamadas o reuniones virtuales.
- Comprobantes de pago.
- Evidencia de resultados obtenidos.
Mientras más consistente sea el conjunto probatorio, mayores serán las posibilidades de acreditar la fehaciencia de la operación.
Conclusión
Las RTF N.° 11329-3-2016, 03809-8-2017 y 06771-4-2020 consolidan un criterio favorable para los contribuyentes: los correos electrónicos son medios probatorios válidos para acreditar la fehaciencia de un gasto y la efectiva prestación de servicios.
El Tribunal Fiscal ha sido claro al señalar que SUNAT no puede desconocer este tipo de evidencia por meros formalismos ni exigir necesariamente informes o dictámenes cuando la realidad de las operaciones puede acreditarse mediante una valoración conjunta de toda la documentación disponible.
En una economía cada vez más digital, los correos electrónicos se han convertido en una herramienta fundamental para demostrar cómo se ejecutan los servicios y cómo se desarrollan las relaciones comerciales, por lo que su adecuada conservación puede resultar decisiva durante una fiscalización tributaria.
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