Para sustentar el gasto por provisión de incobrables debe demostrarse:

1. Que el crédito se vincula con la generación de la renta gravada (relación de causalidad). Para ello debe contarse con la siguiente documentación:

a. Comprobantes de pago o cualquier otro documento que sustente el origen del crédito (según sea el caso), en los que se identifique:

El nombre y datos de identidad del deudor.
La cuantía de la obligación.
La fecha de vencimiento para el cumplimiento de la obligación.
El concepto que origina el crédito.

b. Los asientos contables de la contabilización del crédito. Si los asientos fueran globales (comprenden un conjunto de transacciones) debe contarse con la documentación en la que se desagrega las transacciones que lo componen.

2. Que el crédito estaba vencido y pendiente de pago al momento de reconocerse la provisión.

Para ello es recomendable contar con análisis de las cuentas por cobrar al cliente en los que se detallen los cargos y abonos efectuados, así como los saldos al final del ejercicio. Esta información puede extraerse de los sistemas de recaudación de la empresa, debiendo cuidar que pueda cruzarse con la contabilidad.

3. Que la provisión fue debidamente contabilizada. Si los asientos son globales (comprenden un conjunto de transacciones) debe contarse con la documentación en la que se desagrega las transacciones que lo componen.

4. Que el deudor se encontraba en situación de moroso. Para lo cual puede presentarse cualquiera de los siguientes documentos:

Cartas, correos electrónicos o cualquier otro documento que acredite las gestiones de cobro.
Letras de Cambio, Pagarés o cualquier otro título valor, con la constancia de Protesto.
Demanda judicial presentada para exigir el pago del crédito.
Documentos de control del transcurso de 12 meses desde el vencimiento de la obligación.

5. Que la provisión se encontraba detallada en el Libro de Inventarios y Balances.