Correos electrónicos ¿Cuándo no son suficientes para probar un gasto?

El error más común en una fiscalización tributaria

Muchas empresas consideran que la existencia de correos electrónicos entre el proveedor y el cliente es suficiente para demostrar la realidad de una operación. Sin embargo, la jurisprudencia del Tribunal Fiscal ha establecido que los correos electrónicos, por sí solos, no acreditan necesariamente la efectiva prestación de un servicio ni la fehaciencia de un gasto.

En diversos procedimientos de fiscalización, SUNAT suele solicitar documentación adicional que permita verificar no solo que existió una comunicación entre las partes, sino que el servicio contratado fue efectivamente ejecutado.

¿Qué ha señalado el Tribunal Fiscal?

La RTF N.° 13136-8-2010 analizó gastos por servicios de intermediación comercial prestados por agentes del exterior. En dicho caso, el contribuyente presentó contratos, facturas y correos electrónicos intercambiados con los agentes.

No obstante, el Tribunal Fiscal concluyó que los correos electrónicos presentados no constituían prueba suficiente para acreditar la efectiva prestación del servicio, debido a que no demostraban de manera objetiva el cumplimiento de las actividades contratadas ni los resultados obtenidos.

El criterio es claro: la sola existencia de comunicaciones entre las partes no prueba que el servicio se haya ejecutado.

¿Cuándo los correos electrónicos pierden valor probatorio?

Los correos electrónicos suelen ser insuficientes cuando:

• No permiten identificar claramente al emisor o receptor.
• No guardan relación directa con las obligaciones establecidas en el contrato.
• Contienen únicamente coordinaciones generales o conversaciones informales.
• No evidencian actividades concretas realizadas por el proveedor.
• No están respaldados por informes, entregables, reportes o documentación adicional.
• No permiten demostrar el resultado o beneficio obtenido por la empresa.

En estos casos, SUNAT puede considerar que la documentación presentada no acredita la realidad de la operación.

¿Qué documentación debería acompañar a los correos electrónicos?

Para fortalecer la defensa de un gasto, los correos electrónicos deben complementarse con:

• Contratos de prestación de servicios.
• Informes técnicos.
• Reportes de avance.
• Actas de reunión.
• Órdenes de compra.
• Entregables del servicio.
• Evidencia de resultados obtenidos.
• Comprobantes de pago.

La RTF N.° 01307-5-2015 destaca precisamente la importancia de realizar una valoración conjunta de todos los medios probatorios y no analizar los correos electrónicos de manera aislada.

Conclusión

Los correos electrónicos constituyen un medio probatorio válido dentro de un procedimiento tributario; sin embargo, su eficacia dependerá del contexto y de la documentación que los respalde. La jurisprudencia del Tribunal Fiscal ha reiterado que los correos electrónicos, por sí solos, no acreditan la fehaciencia de una operación ni la efectiva prestación de un servicio.

Por ello, las empresas deben adoptar una adecuada política de conservación documental y asegurar que toda comunicación relevante esté acompañada de evidencia objetiva que permita demostrar la realidad económica de las operaciones ante una eventual fiscalización de SUNAT.